10月23日㈫は
協同組合仙台卸商センター様のパソコンセミナーで
「今さら聞けないメールの作法(と日頃のギモン)」
というタイトルで、メールの基本講座を行いました。

 

会員の皆さんに配布されたご案内は
以下のようです(未完成版ですが)

 

 

プロバイダーの法人向けサービス部門で
6年間、新人研修を担当していた私ですが
独立してから、この内容で
”お仕事として”一般の方向けに
研修を担当するのは初めてなので
何からお話したらよいか考えながら
一からの着手でした。

 

が、しゃべり始めたらあっという間に
会社員だった当時に戻ったようで
ついつい余計な説明まで
何度か脱線してしまいましたが
時間内に無事終わり、ほっとしました。

 

「今さら聞けないメールの作法」研修_20181023_132321_708

開始前の会場

 

内容はブログ用にあっさり書くと
①メール作成の基本やアドレスの構成
②送受信のしくみとエラーメールについて
③利用の注意点とセキュリティ
といったところです。

 

会場には共催の
公益財団法人仙台市産業振興事業団さんが
人数分のPCを用意してくださって
組合関連法人の株式会社SJC さんが
ネット環境を構築。
人数分のアドレスは私が作成しましたが
「会社員時代に一度でいいから
こんな楽ちん?な環境で研修してみたかった」
と、思ったほどです!^^
(皆さん、本当にありがとうございます)

 

研修では皆さんと一緒に
アウトルックを操作しながら
表示名を変えてみたり
署名を作成して隣の方にメールを送ったり
座学と演習を取り混ぜながら
メリハリに留意して進めてみました。

 

「今さら聞けないメールの作法」研修_DSC02216

outlookの設定を確認

 

ご参加の皆さんは思った以上に
メールに慣れた方が多く
センスのいい署名が付いたテストメールが
私にたくさん届きましたよ!

 

「今さら聞けないメールの作法」研修_DSC02214

 

今回はPC作業が多い研修だったので
普段使っている遠近両用メガネではなく
完全な「老眼鏡」に掛け替えて臨みましたが
そのせいだけではなく、
真剣に説明をしている自分って
真面目を通り越して、怖いな~!と
思ってしまいました(笑)

 

「今さら聞けないメールの作法」研修_DSC02222

 

 

これまでに担当したインターネット・PC系の研修(一部)はこちら 

 

エラーメールを捨てないで

クリックすると拡大します

このメールは、写真を2枚添付して、工場見学のお礼をある方に送った時のエラーメールです。

赤線の部分を読むと「Quota exceeded (mailbox for user is full)」って書いてありますよね?

これは相手方のメールサーバー上に保存されているメールが割り当ての容量一杯になってしまい、これ以上は上限値を超えてしまうから受け付けられない、という意味のエラー文です。

この場合は送信者に原因があるのではなく、先方に原因があるので送れないわけです。Quota exceeded とか、Quota over とか、mailbox  fullなどと書いてあるメールはたいていそうです。相手の方が「サーバーにメールを残す(メールのコピーを置く)」設定をしていると、受信してもサーバーからメールが削除されずに溜まっていく一方なので、何もしないといつかこうなります。

つまり相手の方はこの時点でメールが受け取れない状態にあり、仕事に支障が出ているわけですが、2~3行の小さなメールは受信できたりするのでご自身ではなかなかすぐには気が付きません。だから本当は「こんなエラーメールが返って来ましたよ?」と電話などで教えてあげたほうがいいんですよね。

私も過去にこの状態になって「笹崎さんにメールを送るとエラーになる」と言われたことがありますが、「どんなメールでしたか?」と尋ねると、「削除してしまった」という方が意外に多いんです。

エラーメールにはメールが相手に届かない理由が必ず書いてあるので、よく読めば送信できない理由がわかり仕事への影響も少なくて済みます。英文なので「よくわからない」と最初から判読をあきらめてしまったり、迷惑メールだと思って削除してしまう方がよくいますが、貴重な情報源なのですぐに捨ててしまわずに、まずは怖がらないで一読して欲しいと思います。(※過去のショートTipsはこちらです) 

 

 卸町会館とサンフェスタは違う建物です

今回の会場は卸町会館だったのですが、卸町会館ってGoogleマップで検索しても出てこないんですよね(本日時点)。建物の1階にある卸町郵便局や2階にある卸町会館歯科医院は出てくるのに、卸町会館が出てこないことにいつも納得していない笹崎です(笑)

なので、今回は、「地図に載っていない場所」としてGoogleに申請してみました。申請が通ればいいのですが、どうでしょう^^。

卸町会館はオフィスビルと貸会議室を兼ねている建物で、郵便局や東京リボンさんが入っている角のビルのほうで、サンフェスタ(仙台産業見本市会館)とは建物の棟が異なります。卸町会館で開催される研修に講師として呼ばれることがときどきあるので、そのたびに何となく気になってしまう私でした。(※過去のこぼれ話はこちらです)

 本日の研修について

研修名:パソコンセミナー
タイトル:「今さら聞けないメールの作法(と日頃の疑問)」~安心・安全なメール活用~
テーマ:メールの基本的な使い方とセキュリティ意識強化
内容:座学とPCをつかった演習
業種:会員研修
人数:約30名
時間:3時間
対象者:会員企業の希望者の皆さん
主催:仙台卸商センター
会場:卸町会館




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